Para o Sebrae, o planejamento das compras da empresa é essencial para reduzir custos, negociar melhores prazos e condições, organizar o fluxo de caixa e evitar compras "para ontem" decorrentes de falta de estoque — fatores que aumentam a previsibilidade e a qualidade das entregas. Nessa lógica, a economia tende a aparecer como consequência de decisões tomadas com tempo, e não como objetivo isolado.

Alexandre Nascimento, fundador da Brindear Brindes, concorda com essa diretriz e afirma que, no mercado de brindes, o planejamento das compras evita correria, elimina taxas de urgência e reduz as limitações de catálogo comuns quando os pedidos são feitos em cima da data. Segundo ele, "antecipar a demanda permite investir na personalização, assegurar o controle de qualidade e cumprir prazos com mais segurança; a redução de custos vem como consequência de um processo bem conduzido".

Por que antecipar pedidos reduz atrasos e correria

Nascimento explica que a cadeia de produção de um brinde personalizado envolve várias etapas sequenciais — criação ou adaptação da arte, aprovação de layout, produção (impressão, gravação, acabamento), controle de qualidade, embalagem e transporte. Ele ressalta:

"Quanto mais curto o prazo, maior o risco de erro e menor a disponibilidade de técnicas e modelos, o que força escolhas menos estratégicas. Em gestão de compras, planejar com antecedência diminui urgências e aumenta previsibilidade."

Estudos da Fundação Instituto de Administração (FIA) destacam que, no vocabulário logístico, o lead time — tempo entre o pedido e a entrega — é uma métrica central para organizar produção e evitar "corridas" na reta final. Quando empresas monitoram e estabilizam seus lead times, conseguem reduzir variabilidade, dimensionar melhor estoques e minimizar emergências, diminuindo atrasos e retrabalhos.

Ele reforça: "Quando a empresa antecipa o pedido de itens personalizados, ela tira a operação do modo correria. Isso reduz o risco de atraso, dá tempo para caprichar na personalização e elimina taxas de urgência que encarecem o projeto".

Como organizar o ano sem improvisos

Na prática, Nascimento explica que existem duas abordagens operacionais:

1. Consolidar as demandas do ano

"Empresas que organizam previamente kits de onboarding, bloco de notas personalizado, campanhas internas, ações sazonais e materiais para feiras e eventos têm mais previsibilidade, reduzem idas e vindas de aprovação e evitam urgências desnecessárias. Essa prática é coerente com as orientações do Sebrae sobre planejamento de compras: tempo hábil para negociar melhores condições, organizar o fluxo de caixa e evitar gastos elevados com compras emergenciais", diz Alexandre.

2. Compras por ondas, sempre com folga

Quando a empresa não fecha tudo de uma vez, Alexandre recomenda:

"O ideal é reservar no mínimo 15 dias úteis entre a aprovação do layout e a entrega. Assim, é possível personalizar com calma, garantir controle de qualidade e evitar logística de última hora".

Ele reforça: "Se não for comprar tudo no começo do ano, trabalhe com mínimo de 15 dias úteis entre aprovar a arte e receber o brinde. Abaixo disso, o risco de atraso ou limitação de catálogo cresce muito".

Situações de emergência: quando o prazo manda

Nascimento reconhece que nem sempre é possível planejar: "Eventos podem ser confirmados de última hora e escopos podem mudar rapidamente".

Entretanto, ele alerta que o setor ainda se surpreende com demandas inferiores a cinco dias, muitas vezes acompanhadas de solicitações complexas ou inéditas, tais como:

• desenvolvimento de um brinde totalmente novo;
• projeto com designer;
• aprovação de layout;
• costuraria;
• estamparia — tudo em sequência.

Segundo ele: "Em cenários assim, o prazo vira limitador técnico: não há tempo hábil para criar, validar, personalizar e assegurar qualidade sem elevadíssimo risco de falhas".

Ele reforça: "A gente entende que há casos em que não dá para planejar. Mas demandas com menos de cinco dias, ainda por cima para um brinde inédito produzido do zero, beiram o inviável — especialmente em alta temporada. Nessas horas, o perfeito é inimigo do bom: vale focar no que é viável, com personalização rápida e processos dominados".

De acordo com publicações do setor de transporte, pedidos de última hora geralmente exigem frete emergencial ou expresso, serviço mais caro, com oferta limitada e que não elimina os riscos logísticos, devendo ser tratado como exceção, não regra.

Por que a pressa encarece (e estressa)

O Sebrae orienta que prazos curtos trazem diversos efeitos colaterais:

• taxas de urgência na arte e na produção;
• catálogo reduzido (menos técnicas e cores);
• necessidade de transporte prioritário, que eleva custos.

Planejar permite comparar fornecedores, negociar prazos, consolidar remessas e reduzir custos como resultado natural de um processo estruturado.

Ele completa: "A economia aparece naturalmente quando há planejamento: você evita urgências, escolhe melhor e negocia com calma. Mas o principal benefício é entregar no prazo com qualidade".

Boas práticas essenciais, segundo Alexandre Nascimento:

• Mapear demandas (onboarding, eventos, campanhas sazonais) e criar janelas de arte, aprovação e produção;
• Acompanhar lead times e adotar margens de segurança em períodos de pico; lead time estável reduz variabilidade e urgências;
• Evitar fretes emergenciais com planejamento logístico e consolidação de remessas; quando inevitável, tratar como exceção;
• Formalizar SLAs de prazo com fornecedores e manter comunicação ativa durante produção e expedição;
• Sem calendário fechado? Basta Trabalhar com mínimo de 15 dias úteis da aprovação a entrega; menos de cinco dias tende a ser inviável para itens complexos.

Para mais informações: www.brindear.com.br