O avanço da digitalização nos processos de comércio exterior tem exigido das empresas brasileiras uma atenção cada vez maior à gestão de certificados digitais. Em um cenário marcado por exigências legais rigorosas e operações sensíveis, o controle eficiente desses certificados tornou-se um fator estratégico para garantir segurança jurídica, continuidade operacional e conformidade com órgãos públicos e parceiros internacionais.

De acordo com um relatório da Agência Brasileira de Promoção de Exportações e Investimentos (ApexBrasil), o Brasil alcançou um recorde de US$ 301,65 bilhões na corrente de comércio exterior no primeiro semestre de 2025. O resultado, impulsionado pelo fortalecimento de mercados estratégicos, representa o melhor desempenho desde 2022 e reforça a relevância do setor para a economia nacional. Com o crescimento das exportações, aumentam também os desafios operacionais enfrentados pelas empresas que atuam nesse segmento, especialmente no que diz respeito ao uso e controle de credenciais eletrônicas.

Esses documentos são utilizados diariamente em processos críticos, como o acesso ao Portal Único Siscomex, assinatura da Declaração Única de Exportação (DUE) e da Declaração Única de Importação (DUIMP), peticionamentos eletrônicos junto à Receita Federal, ANVISA e MAPA, além da assinatura de contratos e documentos em transações internacionais, incluindo operações de câmbio. Também são empregados em protocolos estaduais, como os da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), para emissão de documentos fiscais eletrônicos relacionados à movimentação de mercadorias.

Apesar da importância desses procedimentos, o especialista José Luiz Vendramini, sales account manager da Redtrust na América Latina, afirma que muitas empresas ainda operam com certificados armazenados localmente nas máquinas dos colaboradores. Segundo ele, esse modelo descentralizado pode dificultar o gerenciamento, aumentar a dependência operacional e expor os processos a falhas humanas, ausências e extravios. “O grande desafio está no controle eficiente desses certificados. A falta de gestão centralizada compromete a segurança jurídica da empresa e pode gerar prejuízos diretos”.

A ausência de uma solução estruturada para o gerenciamento dos certificados digitais também pode acarretar riscos operacionais e jurídicos relevantes. Entre eles, o gerente de contas destaca o uso indevido ou não autorizado dos certificados, a falta de rastreabilidade das assinaturas eletrônicas, o risco de vencimento por falta de acompanhamento e a responsabilização da empresa em casos de fraude ou assinaturas indevidas. “Como o certificado digital tem o mesmo peso legal de uma assinatura física, qualquer falha no controle pode comprometer os responsáveis legais, a companhia, a validade jurídica dos documentos e paralisar operações essenciais”, explica.

Para mitigar esses riscos, empresas têm buscado soluções tecnológicas que permitam a centralização e o controle granular das assinaturas digitais. A Redtrust, por exemplo, oferece uma plataforma que permite que apenas usuários autorizados acessem os documentos, com registros auditáveis de cada uso e alertas automáticos sobre vencimentos iminentes. “Isso garante conformidade com normas técnicas e exigências legais, além de permitir que as empresas sigam suas rotinas com mais segurança e previsibilidade”, destaca o executivo.

No setor de comércio exterior, funcionalidades específicas têm se mostrado especialmente relevantes. A centralização dos certificados em um repositório seguro elimina a necessidade de instalação local, facilitando o acesso remoto por filiais ou equipes externas. O controle de permissões personalizado permite que a empresa defina quem pode utilizar cada certificado, em quais momentos e para quais finalidades.

Além disso, a gestão remota e segura possibilita que colaboradores em home office ou outras unidades utilizem os certificados com segurança, desde que autorizados. “A auditoria detalhada e os relatórios de uso ajudam a acompanhar o histórico completo de utilização, enquanto os alertas automáticos evitam vencimentos e acessos indevidos”, afirma Vendramini.

Essas funcionalidades contribuem diretamente para a agilidade nos registros aduaneiros, redução de riscos operacionais e eficiência na gestão do ciclo de vida dos certificados digitais. Em um ambiente regulatório complexo e dinâmico, como o do comércio exterior, esses fatores podem ser determinantes para o sucesso das operações.

Apesar dos avanços, o gerente de contas da Redtrust afirma que o nível de maturidade digital das empresas brasileiras ainda varia significativamente. “Percebemos uma evolução importante, especialmente em grandes empresas e grupos multinacionais. Contudo, muitas companhias de médio porte ainda mantêm modelos tradicionais de controle, como certificados instalados localmente e ausência de ferramentas de auditoria”.

“A tendência é que cada vez mais empresas busquem soluções modernas, seguras e padronizadas para garantir a continuidade operacional e reduzir riscos legais”, conclui.

Para saber mais, basta acessar: https://redtrust.com/pt-br/