O fechamento de ponto dos colaboradores é uma das atividades mais importantes da rotina do setor de Recursos Humanos (RH) de uma empresa. É uma tarefa que exige muita atenção, já que um erro cometido pode gerar pagamentos equivocados que prejudicam o funcionário ou a companhia, além de colocar o negócio em risco de sofrer processos trabalhistas.

Por isso, no relatório de controle de horas deve constar todas as informações referentes aos horários em que o trabalhador começa e termina sua jornada, além das pausas realizadas durante o dia, como saída e chegada do almoço, por exemplo.

Esse processo pode ser realizado de maneira manual ou eletrônica. No fechamento de ponto manual, as anotações são feitas em documentos impressos ou por livros-ponto, porém esse método tem caído em desuso, uma vez que a forma de conferência não é eficaz e pode gerar uma série de erros.

Já no fechamento de ponto digital o controle é realizado a partir do registro feito em relógios de ponto eletrônico ou aplicativos. Dessa forma, o funcionário faz a sua autenticação, por biometria, reconhecimento facial ou cartão de aproximação e os dados são salvos automaticamente no software de gestão.

"A atividade de controle de ponto tem passado por transformações que tornam toda essa operação precisa e mais eficiente, diminuindo drasticamente qualquer possibilidade de erro no momento do fechamento. Ao realizar esse processo eletronicamente, o RH tem acesso ao relatório completo com apenas um clique", explicou Carlos Rojas, diretor da ADD Time, franquia especializada em gestão de ponto, acesso e presença para empresas de pequeno e médio porte. "É a melhor maneira de tornar o RH um setor mais estratégico, tecnológico e ágil", completou Carlos.

As principais falhas que podem acontecer no fechamento de ponto de uma empresa é:

• Perda de documentos: no modelo de ponto manual é necessário lidar com muitos papéis impressos e como consequência algum documento pode ser perdido durante as atividades.

• Problemas com as planilhas: muitas empresas realizam o controle de horas em planilhas de Excel, abrindo margem para inserção de números e cálculos errados, podendo refletir no valor recebido no final do mês pelo colaborador.

• Falta de registros: caso o funcionário perca um dia de trabalho, independente do motivo, essa informação precisa ser registrada, assim como atrasos ou saídas antecipadas, para que no fechamento essas horas faltantes sejam descontadas ou entrem no banco de horas. Quando esse procedimento é feito de maneira manual, corre-se o risco de o profissional esquecer de contabilizar, implicando em um pagamento indevido.

Como evitar os erros no fechamento de pontos

A maneira mais eficaz de evitar os erros listados acima é utilizar um sistema eletrônico para registro de pontos, que organiza e automatiza os processos do departamento de RH. “Uma operação automatizada reduz os custos operacionais e evita erros muito comuns encontrados em um controle manual. O sistema de ponto permite importar as marcações e tratar as informações gerando relatórios frequentes e padronizados de acordo com as regras do Ministério do Trabalho, garantindo a segurança tanto do empregado como do empregador”, finalizou Carlos Rojas, da franquia ADD Time.