O início da fase de testes da Reforma Tributária, em janeiro de 2026, colocou a gestão de cadastros no centro da agenda financeira das empresas. Isso porque, sob o novo sistema tributário, o crédito de IBS e CBS só se concretiza quando o fornecedor da etapa anterior recolhe efetivamente o imposto, o que faz de uma base de dados desatualizada um risco direto ao caixa.

Na prática, cadastros inconsistentes de fornecedores, classificações fiscais de materiais desatualizados e itens sem padronização podem acarretar crédito perdido, notas rejeitadas e margem comprometida às empresas.

É nesse ponto que a Akquinet Brasil vem ganhando tração. Para Leonardo Libardi, CEO da empresa especializada em governança de cadastros, esse cenário atual está fazendo com que o saneamento e a gestão de dados mestres (também chamados de Master Data Management ou MDM), assumam o centro da estratégia fiscal e de compliance das companhias.

Isso porque, segundo Libardi, sob a reforma, o controle, a qualidade e a governança dos dados mestres exigem maior rigor operacional, e cadastros de clientes, fornecedores e materiais ganharam mais tração com a reforma, seja para conformidade fiscal, na eficiência dos processos ou até na proteção do caixa.

"Quando o Fisco cruza as apurações em tempo real, qualquer inconsistência no cadastro trava a operação na hora, com pagamento retido ou imposto apurado de forma equivocada, e vira exposição a penalidades à medida que a cobrança avança", explica Libardi.

Mercado acelera investimento em tecnologia

O impacto do novo sistema, ainda em fase de testes em 2026 e com cobrança efetiva a partir de 2027, já é percebido no mercado. Um estudo da Deloitte sobre os efeitos da reforma mostra que 77% das empresas pretendem ampliar os investimentos em tecnologia ainda neste ano para dar conta da transição, com destaque para sistemas de gestão, ferramentas de compliance tributário e plataformas de análise de dados.

"A reforma não deixará espaço para processos manuais. A demanda das empresas por conformidade fiscal e qualidade de dados está em alta porque o mercado entendeu que não existe transição tributária segura sobre uma base de dados corrompida. O MDM virou a camada de proteção essencial para o compliance fiscal", comenta Libardi.

A própria Akquinet Brasil, que encerrou 2025 com crescimento de quase 20% na receita, caminha para atingir seu sexto ano consecutivo de avanço de dois dígitos.

"Nossa previsão era crescer 25% da receita. Com a corrida das empresas para arrumar a casa antes do avanço das fases do novo modelo tributário, só no primeiro semestre já batemos 80% da meta de crescimento para este ano", diz o executivo.

Segundo a companhia, a Reforma Tributária deslocou o tema da esfera operacional para a estratégica. O que antes era responsabilidade do supervisor de cadastro chega agora às áreas de compras, finanças, vendas e tecnologia, à medida que o custo de um dado incorreto deixa de ser retrabalho e passa a impactar crédito tributário, apuração fiscal e fluxo de caixa.

Libardi acrescenta que implantar práticas de governança de cadastros não se resume a corrigir campos preenchidos incorretamente, mas a estabelecer regras claras, processos padronizados, responsabilidades definidas e mecanismos de automação e validação contínua.

A plataforma tecnológica da Akquinet Brasil automatiza a gestão dos dados cadastrais espalhados em diferentes sistemas, de clientes e fornecedores a materiais e produtos, mantendo a integridade, a qualidade e a precisão das informações. Entre os clientes da empresa estão ArcelorMittal, Cimed, Grupo DPSP, Yara e a cooperativa Castrolanda.

Imprecisão pode acarretar risco fiscal para 2027

A Reforma Tributária institui o chamado IVA Dual, composto por dois tributos sobre o consumo que funcionarão em paralelo: a CBS, de competência federal, substituirá o PIS e a Cofins; e o IBS, administrado de forma compartilhada por estados e municípios, substituirá o ICMS e o ISS. Nesse novo modelo, informações como a classificação do bem ou serviço, a natureza da operação e o local de destino influenciarão a incidência, a alíquota e o recolhimento dos tributos. Por isso, um dado cadastral incorreto poderá produzir efeitos simultâneos na apuração da CBS e do IBS.

Nem todos os cadastros pesam igual neste momento. Nesta fase, o risco se concentra em fornecedores por dois motivos: primeiro porque o regime tributário atual e futuro dos parceiros impacta a negociação de preços para o orçamento de 2027 e segundo porque a conformidade fiscal e a saúde financeira do fornecedor poderão impactar na liberação de uso dos créditos de CBS e IBS em 2027.

Já o cadastro de clientes pesa menos por ora, enquanto o IBS opera em alíquota simbólica, mas tende a ganhar relevância à medida que esse imposto, cobrado no destino, avança na transição e torna o endereço e o enquadramento do cliente determinantes da apuração e da partilha entre estados e municípios.

Ao longo do ano, não haverá multas por erros na mecânica do novo modelo, já que a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS adiaram as punições automáticas durante o período de adaptação. Porém, o CEO da Akquinet alerta que o risco é operacional e imediato. 

"Com os sistemas validando regras fiscais em tempo real, uma base cadastral inconsistente pode travar a emissão de notas e os erros não saneados hoje tendem a virar risco de autuação conforme a cobrança avança, com a CBS substituindo PIS e Cofins a partir de 2027 e o IBS subindo de forma escalonada até 2033", conclui.